Sie sind eine erfahrene Assistenzkraft und suchen eine spannende Herausforderung in Genf?

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation, die sich der Unterstützung von Führungspersönlichkeiten und Unternehmen widmet, um deren Effizienz und Organisation zu steigern. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine positive Arbeitskultur, Teamarbeit und gegenseitigen Respekt. Mit Ihrer Unterstützung können die Führungskräfte ihre strategischen Ziele effektiver erreichen und ihren Arbeitsalltag optimal gestalten.

Executive Assistant (fmx) in Genf (de_CH)

Ihre Aufgaben

• Proaktive Verwaltung eines komplexen und sich entwickelnden Terminkalenders auf mehreren Unternehmen und Standorten
• Prioritäten, Konflikte, Fristen und logistische Anforderungen antizipieren
• Bereitschaft für Meetings, Termine und Schlüsselverpflichtungen sicherstellen
• Hauptkoordination zwischen den Führungskräften, dem CEO-Assistenzteam und internen Abteilungen
• Aktivitäten, Prioritäten und Informationen über mehrere Unternehmen, Standorte und Funktionen koordinieren
• Klare Kommunikation und rechtzeitige Nachverfolgung zwischen Stakeholdern gewährleisten
• Entscheidungen und Maßnahmen verfolgen und sicherstellen, dass Verpflichtungen umgesetzt werden
• Komplexe internationale Reiseorganisationen von Anfang bis Ende planen
• Flüge, Unterkünfte, Transfers, Meetings und andere Reiseservices koordinieren
• Änderungen antizipieren und proaktiv Probleme lösen, um reibungslose Reiseerlebnisse zu gewährleisten
• Meetings vorbereiten, inklusive Agenda, relevanter Dokumente, Logistik und Briefing-Materialien
• Das Executive-Team bei der Vorbereitung auf wichtige Entscheidungen unterstützen, indem die richtigen Informationen zur Verfügung gestellt werden
• Follow-up-Maßnahmen nach Meetings erfassen und koordinieren
• Bestellungen und Rechnungen auf Vollständigkeit und Genauigkeit prüfen, bevor die Geschäftsleitung zustimmt
• Mit internen Teams zusammenarbeiten, um Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen zu klären
• Beiträge zur Verbesserung administrativer Tools, Arbeitsabläufe und interner Prozesse leisten
• VIP-Kunden, Partner und wichtige Gäste willkommen heißen und unterstützen
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Führungskräftemeetings und Veranstaltungen
• Das Executive-Team bei der Schaffung eines nahtlosen, professionellen Erlebnisses für Schlüsselfiguren unterstützen

Ihr Profil

• Mindestens 6 Jahre nachgewiesene Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, die Führungskräfte auf höchster Ebene unterstützt
• Fließende Englisch- und Französischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil
• Aufrichtiges langfristiges Engagement für den Beruf
• Hervorragende Organisationsfähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
• Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Denkweise
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Professionelle Ausstrahlung und Selbstbewusstsein im Umgang mit Führungskräften
• Gutes Urteilsvermögen und Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen
• Komfort im Arbeiten in einem schnellen, internationalen, multi-unternehmerischen Umfeld

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Zielen mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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• Änderungen antizipieren und proaktiv Probleme lösen, um reibungslose Reiseerlebnisse zu gewährleisten
• Meetings vorbereiten, inklusive Agenda, relevanter Dokumente, Logistik und Briefing-Materialien
• Das Executive-Team bei der Vorbereitung auf wichtige Entscheidungen unterstützen, indem die richtigen Informationen zur Verfügung gestellt werden
• Follow-up-Maßnahmen nach Meetings erfassen und koordinieren
• Bestellungen und Rechnungen auf Vollständigkeit und Genauigkeit prüfen, bevor die Geschäftsleitung zustimmt
• Mit internen Teams zusammenarbeiten, um Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen zu klären
• Beiträge zur Verbesserung administrativer Tools, Arbeitsabläufe und interner Prozesse leisten
• VIP-Kunden, Partner und wichtige Gäste willkommen heißen und unterstützen
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Führungskräftemeetings und Veranstaltungen
• Das Executive-Team bei der Schaffung eines nahtlosen, professionellen Erlebnisses für Schlüsselfiguren unterstützen

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• Fließende Englisch- und Französischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil
• Aufrichtiges langfristiges Engagement für den Beruf
• Hervorragende Organisationsfähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
• Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Denkweise
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Professionelle Ausstrahlung und Selbstbewusstsein im Umgang mit Führungskräften
• Gutes Urteilsvermögen und Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen
• Komfort im Arbeiten in einem schnellen, internationalen, multi-unternehmerischen Umfeld

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Vielfalt und Chancengleichheit
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